Matkakulut muodostuvat kuluista, jotka syntyvät, kun työntekijä matkustaa työtehtävien takia. Näihin kuluihin voivat sisältyä esimerkiksi matkustuskustannukset (lentoliput, junamatkat, taksit), majoituskulut (hotellit, vuokramajoitukset), ateriat sekä muut satunnaiset kulut, kuten tipit tai internetmaksut.
Yrityksillä on yleensä matkakuluja koskevat käytännöt, jotka määrittelevät, mitkä kulut ovat korvattavia. Käytännöissä voi myös olla päivärajoituksia tai ohjeita eri kustannusluokille. Tämän vuoksi työntekijöiden on tärkeää säilyttää kaikki kuitit ja dokumentoida kulut tarkasti matkan aikana.
Matkan päätyttyä työntekijä laatii matkakuluraportin, jossa eriteltynä näkyvät kaikki aiheutuneet kustannukset. Yritys tarkistaa raportin, ja hyväksytyt kulut korvataan työntekijälle käytäntöjen mukaisesti. Huolellinen dokumentointi ja selkeät prosessit auttavat varmistamaan sujuvan korvausprosessin ja läpinäkyvyyden.





